Een reserveringssysteem, cruciaal voor het efficiënt afhandelen van reserveringen, speelt een sleutelrol in het verminderen van administratieve taken en het verhogen van bezettingsgraden en gasttevredenheid.
Dit artikel belicht de drie populairste typen systemen voor vakantieverhuur - contactformulieren, boekingsplugins, en externe boekingssoftware of channelmanagers - en evalueert hun voor- en nadelen om je te ondersteunen bij het maken van een passende keuze voor jouw behoeften.
Contactformulier als reserveringssysteem
Contactformulieren als boekingssysteem bieden een basiswijze voor gasten om boekingsaanvragen te doen zonder directe bevestiging van beschikbaarheid. Deze methode, populair bij kleinere accommodaties, vereist dat gasten wachten op een reactie, wat kan leiden tot onzekerheid en inefficiënties.
De kern van dit systeem ligt in zijn eenvoud en lage kosten, maar de nadelen worden duidelijk in een snel digitaliserende wereld. Gasten verwachten directe boekingen en bevestigingen, terwijl eigenaren geconfronteerd worden met de arbeidsintensieve taak van handmatige verwerking van elke aanvraag, met het risico op dubbele boekingen via verschillende kanalen, inclusief OTA's zoals Booking.com, TripAdvisor, en Airbnb. Deze dubbele boekingen kunnen niet alleen leiden tot operationele hoofdpijnen, zoals het kiezen tussen verschillende reserveringen en de mogelijke financiële en reputatieschade, maar benadrukken ook de noodzaak van een meer geavanceerde oplossing die efficiëntie, directe communicatie, en gasttevredenheid kan garanderen.
Voordelen en nadelen contactformulier
Voordelen contactformulier
- Het is een gratis manier voor een reserveringssysteem
- Je hebt de 'keuze' voor bij jou passende gasten meer in de hand
- Geen technische kennis vereist
Nadelen contactformulier
- Alles moet je handmatig verwerken
- Vergroot de kans op dubbele boekingen
- Gasten weten niet direct waar zij aan toe zijn en dit kan er toe leiden dat ze elders iets reserveren
Plugin als reserveringssysteem
Een boekingsplugin is een goed alternatief als je iets meer wilt dan een contactformulier. Boekingsplugins voor websites zoals WordPress stellen eigenaren in staat om directe reserveringen te accepteren, prijzen aan te passen en beschikbaarheid over hun accommodatie te delen.
Doorgaans bieden ze functionaliteiten zoals automatische e-mailbevestigingen en de synchronisatie met externe boekingsplatforms of OTA's, wat essentieel is voor een breed en gevarieerd bereik. Afhankelijk van de gekozen plugin kan je in geval van een meertalige website de pluginopties ook vertalen.
Het kiezen van de juiste plugin hangt af van de specifieke behoeften van je accommodatie en kan variëren van gratis basisopties tot meer geavanceerde betaalde versies met extra mogelijkheden zoals uitgebreide aanpassingsopties en betalingsverwerking. Let bij een plugin als reserveringssysteem op de volgende mogelijkheden:
- Mogelijkheid tot synchronisatie met de meest voorkomende OTA's
- Mogelijkheid tot synchronisatie met andere kanalen
- De optie voor het versturen van automatische emails
- Instellen van betalingsmogelijkheden
Voordelen en nadelen boekingsplugin
Voordelen boekingsplugin
- Complete beschikbaarheids- en boekingskalender
- Mogelijkheid tot synchroniseren met OTA's en externe kanalen
- Voegt zich naar uiterlijk website
- Mogelijkheden voor automatische emails, beperkte gastenregistratie en betalingsmogelijkheden
Nadelen boekingsplugin
- Eenmalige aanschafkosten
- Beperkte ondersteuning
- Zelf updaten en vernieuwen doorvoeren
- Kan alleen bereikt worden via dashboard van WordPress
- Kalender kan niet extern gebruikt worden op andere platformen
Software-pakket als reserveringssysteem
Tot slot is er de oplossing middels een extern software-pakket die vaak door hotels of vastgoedbeheerders gebruikt wordt. Verreweg de meest voorkomende en ook gebruikte vorm voor vakantieverhuur is een channelmanager. Strikt genomen is channelmanager niet de goede benaming. Een channelmanager is slechts een onderdeel van het gehele reserveringssysteem welke zorgt voor de verbindingen.
Deze software biedt een oplossing voor het beheren van reserveringen over verschillende online reisbureaus (OTA's) om dubbele boekingen te voorkomen, en beheren tarieven en voorwaarden op verschillende kanalen. Ze automatiseren communicatie met gasten, verwerken betalingen en genereren rapporten, waardoor ze een integrale aanpak bieden voor gastenmanagement.
Voordelen en nadelen software-pakket
Voordelen software-pakket
- Geen kans meer op dubbele boekingen
- Neemt werk uit handen
- Regie blijft in eigen hand
- Wijzigingen hoef je maar op één plek door te voeren. Namelijk in de channelmanager en alles synchroniseert mee
- Bedieningsdashboard is extern dus ook door werknemers goed te bedienen
- Makkelijk middels codes en/of plugin te integreren op de website
Nadelen software-pakket
- Je betaalt een maandelijke bijdrage. De prijzen lopen sterk uiteen tussen diverse aanbieders
- Het instellen vraagt meer tijd en aandacht
Kies het reserveringssysteem dat bij jou past
Bij het kiezen van een reserveringssysteem zijn de behoeften van je accommodatie en de omvang ervan leidend. Voor kleinere accommodaties biedt Bookinghook een gebruiksvriendelijke en betaalbare oplossing, die de eenvoud van een boekingsplugin combineert met de voordelen van complexere systemen. Dit maakt het een ideaal alternatief voor wie de complexiteit van hotel- en vastgoedbeheersoftware wil vermijden.
